Taloyhtiön kannattaa kilpailuttaa isännöintipalvelut silloin, kun nykyinen isännöinti ei vastaa taloyhtiön tarpeita, palvelun laatu on heikentynyt tai sopimuksen hinta ei enää vastaa saatua arvoa. Kilpailuttaminen voi olla hyödyllistä myös silloin, kun isännöintisopimuksen voimassaoloaika on päättymässä tai hallitus haluaa vertailla, mitä markkinoilla on tarjolla. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset kilpailuttamisen tueksi.
Harkitseeko taloyhtiönne isännöitsijän vaihtamista? Pyydä meiltä tarjous, niin voimme kartoittaa taloyhtiönne tarpeet.
Mitkä merkit kertovat, että isännöintipalvelut kannattaa kilpailuttaa?
Selkeimmät merkit isännöintipalveluiden kilpailuttamisen tarpeesta ovat yhteydenottoihin vastaamattomuus, toistuvat virheet taloudenhoidossa, puutteellinen dokumentointi tai se, että isännöitsijä ei tunne taloyhtiön kiinteistöä riittävän hyvin. Myös jatkuvasti nousevat isännöintikulut ilman selkeää vastinetta voivat olla merkki siitä, että tilannetta kannattaa arvioida uudelleen.
Käytännössä hallituksen kannattaa pysähtyä arvioimaan tilannetta, jos jokin seuraavista toistuu:
- Hallituksen jäsenet joutuvat hoitamaan asioita, jotka kuuluvat isännöitsijälle
- Kokoukset venyvät tai niiden valmistelu on puutteellista
- Isännöinnin vastuulle selkeästi kuuluvien ilmoitusten käsittely viivästyy toistuvasti
- Isännöitsijän vastuulle sovitut kunnossapidon suunnitteluun tai kunnossapitotarveselvityksen valmisteluun liittyvät tehtävät jäävät hoitamatta
Yksittäinen virhe ei vielä tarkoita, että isännöitsijä tulisi vaihtaa. On myös hyvä muistaa, että kaikki vikailmoitukset ja kunnossapidon suunnitelmat eivät automaattisesti kuulu isännöitsijän vastuulle, joten niiden puuttumista tai viivästymistä ei aina voi suoraan pitää isännöinnin virheenä. Jos ongelmat ovat kuitenkin toistuvia eikä niihin löydy ratkaisua keskustelemalla, kilpailuttaminen on perusteltua.
Kuinka usein taloyhtiön tulisi kilpailuttaa isännöinti?
Isännöinnin kilpailuttamiselle ei ole lakisääteistä määräväliä. Kilpailuttaminen on luontevaa ennen kaikkea silloin, kun voimassa oleva isännöintisopimus on päättymässä tai irtisanottavissa sopimusehtojen mukaisesti. Se, onko sopimus määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva, vaikuttaa siihen, milloin ja millä ehdoilla vaihto on mahdollinen. Siksi sopimuksen ehdot kannattaa tarkistaa ennen prosessin käynnistämistä.
Palvelun säännöllinen arviointi ja tarjousten pyytäminen eivät tarkoita, että isännöitsijää vaihdetaan joka kerta. Kilpailuttaminen on keino vertailla palvelun sisältöä, laatua ja kokonaiskustannuksia. Tämä tieto voi auttaa myös neuvottelemaan nykyisen toimiston kanssa, jos palvelussa tai hinnoittelussa on parannettavaa.
Tarjouksia voi pyytää myös nykyisen sopimuksen voimassa ollessa, esimerkiksi ison remontin aikana, vaikka varsinainen vaihto tehtäisiin vasta myöhemmin. On kuitenkin tärkeää erottaa kilpailuttaminen ja palveluntarjoajan vaihtaminen toisistaan: mahdollisen vaihdon aikataulu ja kustannukset riippuvat sopimuksen irtisanomis- ja päättämisehdoista. Lisäksi on hyvä huomata, että isännöintitoimiston omistajan vaihtuminen tai vastuuisännöitsijän muuttuminen ei sellaisenaan automaattisesti oikeuta sopimuksen purkamiseen. Purkaminen edellyttää yleensä olennaista sopimusrikkomusta, ja purkuperuste on arvioitava erikseen.
Mitä taloyhtiön tulisi vertailla isännöintitarjouksissa?
Isännöintitarjouksissa tärkeintä on vertailla palvelun sisältöä, ei pelkästään hintaa. Halvin tarjous voi tarkoittaa suppeampaa palvelupakettia, jossa monet peruspalvelut laskutetaan erikseen. Vertailussa kannattaa selvittää tarkasti, mitä kuukausihintaan sisältyy ja mitä jää erillisveloituksen piiriin.
Keskeisiä vertailupisteitä ovat:
- Vastuuisännöitsijän kokemus ja koulutus sekä se, kuinka monta kohdetta hänellä on hoidettavanaan
- Taloushallintopalveluiden laajuus, kuten kirjanpito, tilinpäätös, vastike- ja vuokravalvonta
- Kunnossapidon suunnittelun tuki: miten isännöinti auttaa hallitusta kunnossapitotarveselvityksen valmistelussa ja mitä teknisiä asiantuntijapalveluja tarjoukseen sisältyy, esimerkiksi pitkän tähtäimen suunnitelman (PTS) laatiminen
- Digitaaliset palvelut, kuten sähköinen asukasportaali, hallitusnäkymä ja sähköinen kokousmahdollisuus
- Tavoitettavuus ja sovitut vastausajat hallituksen yhteydenottoihin ja isännöinnin vastuulle kuuluviin ilmoituksiin
- Erillisveloitukset kokouksista, isoista remonteista tai muista erillispalveluista
Tarjouspyyntö kannattaa tehdä kirjallisesti ja pyytää kaikilta toimistoilta vastaus samoihin kysymyksiin, jotta vertailu on tasapuolinen.
Miten isännöinnin kilpailuttaminen käytännössä etenee?
Isännöinnin kilpailuttaminen etenee vaiheistettuna prosessina, joka alkaa taloyhtiön omien tarpeiden kartoittamisesta ja päättyy uuden sopimuksen allekirjoittamiseen tai nykyisen sopimuksen jatkamiseen. Prosessin kesto vaihtelee taloyhtiön tilanteen ja tarpeiden mukaan, joten aikatauluun kannattaa varata riittävästi aikaa.
Käytännön vaiheet ovat seuraavat:
- Nykytilan arviointi: Hallitus käy läpi, mitä nykyisessä isännöinnissä toimii ja mitä ei. Tämä ohjaa tarjouspyynnön sisältöä.
- Tarjouspyynnön laadinta: Kirjataan taloyhtiön perustiedot, toiveet palvelun sisällöstä ja erityistarpeet.
- Tarjousten vertailu: Saadut tarjoukset käydään läpi vertailutaulukon avulla. Hinnan lisäksi arvioidaan palvelun sisältö ja toimiston referenssit.
- Haastattelut: Parhaat ehdokkaat kutsutaan esittelemään toimintaansa hallitukselle. Tässä vaiheessa arvioidaan myös henkilökemiaa ja vastuuisännöitsijän asiantuntemusta.
- Päätös ja sopimus: Isännöitsijän valinnasta päättää hallitus. Sopimus allekirjoitetaan ja siirtymäaikataulu sovitaan.
Irtisanomisajat ja -ehdot vaihtelevat sopimuksittain, joten kilpailuttaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen mahdollista vaihtoa.
Miten isännöitsijän vaihto suunnitellaan sujuvasti?
Isännöitsijän vaihtoon liittyy aina siirtymävaihe, jonka huolellinen suunnittelu vähentää käytännön ongelmia. Ensimmäinen askel on tarkistaa nykyisen sopimuksen irtisanomis- ja päättämisehdot: määräaikaisen sopimuksen päättäminen ennen sopimuskauden loppua voi aiheuttaa sopimusehtojen mukaisen korvausvelvollisuuden, joten ehdot on syytä selvittää ennen vaihtopäätöstä.
Siirtymävaiheessa keskeisiä huomioitavia asioita ovat:
- Kirjanpidon, sopimusrekisterin ja muun dokumentaation ajantasaisuuden varmistaminen ennen luovutusta
- Keskeneräisten remonttien tai hankintojen vastuunjaon sopiminen vanhan ja uuden toimiston välillä
- Uuden isännöitsijän riittävä perehtymisaika ennen varsinaista vastuunottoa
- Asukkaille ja osakkaille tiedottaminen uusista yhteystiedoista ja käytännöistä
Vaihdon ajoituksessa kannattaa huomioida käynnissä olevat remontit, lähestyvä tilinpäätöskausi ja yhtiökokouksen ajankohta, sillä tietokatkoksen riski on näissä tilanteissa tavallista suurempi. Tarjouksia voi kuitenkin pyytää jo etukäteen, vaikka varsinainen vaihto tehtäisiin vasta myöhemmin.
Pyydä tarjous taloyhtiönne isännöinnistä
Harkitseeko taloyhtiönne isännöitsijän vaihtamista tai haluatteko vertailla nykyistä palveluanne vaihtoehtoihin? Kertokaa meille taloyhtiöstänne ja siitä, mitä toivotte isännöinniltä. Tarjouksen pyytäminen ei edellytä päätöstä isännöitsijän vaihtamisesta.